Microsoft OneDrive for Business – ein Selbstversuch

Wir haben vor einigen Monaten im Team mal über mögliche Einsatzszenarien von OneDrive for Business gesprochen. Es gab, wie immer eigentlich, zwei Meinungen: Dafür und dagegen. Ich habe persönlich immer Spaß an Neuem und teste immer gern.

Speziell bei dem Thema Offlineverfügbarkeit kommt in Projekten ja immer eine Nachfrage von Kundenseite. Der moderne Mitarbeiter arbeitet halt nicht mehr tagelang am gleichen Ort, er ist mobil.

Damit nicht genug. Durch die Möglichkeit, Dokumente mit mehreren Personen gleichzeitig bearbeiten zu können, wird nicht nur Offline-Synchronisierung ein Thema, sondern auch ein Zusammenführen von Änderungen.

Ach, und dann war da ja auch noch das liebste Kind der Mitteleuropäer: Die Dokumentenversionierung. All das geht mit SharePoint, ok, das ist nichts neues, aber mit OneDrive for Business offline und online, synchronisiert nach einer Änderung zusammengeführt und versioniert bitteschön auch?

Ok, der Plan steht. Das testen wir mal.

Während wir im Team noch sinnieren, gab es schon mal vom Chef die Lizenzfreigabe, also stand dem Selbstversuch nichts im Weg.

Die ersten Tests in der Cloud waren entspannt, man hat dies gemacht und da mal geklickt.

Dank verschiedenen Blogs und Technet-Artikeln haben wir uns dann an verschiedenen Fronten mal aufgeschlaut. Und der Selbstversuch nahm Gestalt an.

Dann der „Worst Case“: Der Chef kommt um die Ecke und kündigt eine Veranstaltung an. Die perfekte Situation, am lebenden Objekt zu lernen und zu schauen, wie leistungsfähig das Konstrukt ist.

Nun aber der Reihe nach:

Wir, das sind ein paar SharePoint-Kollegen der Net at Work aus Paderborn. Die ersten Gehversuche unternahm jeder nahezu autark, das Projekt „Präsentation“ war dann aber im Team durchaus ein Focus.

Das Grundgerüst der Präsentation war schnell erstellt. Der OneDrive-Client war bereits installiert auf meinem Notebook, somit konnten wir direkt online gemeinsam arbeiten. Gleichzeitig wurden einzelne Folien hinzugefügt oder bearbeitet, von 1, 2 und auch 3 Leuten. Das funktionierte gefühlt zu glatt. Es muss doch einen Schwachpunkt geben….!

Synchronisieren ging, versioniert bekam man es auch. Sharing intern im Unternehmen und auch nach Extern Dokumente zu teilen geht, je nach Einstellung in der Office365-Konfiguration, ebenfalls kinderleicht. Entweder per Officeintegation oder per OneDrive for Business Webseite. Hier mal ein Beispiel aus Word.

Ein Thema brennt bei uns allen und vor allem auch bei all unseren Kunden immer sehr schnell unter den Nägeln: SICHERHEIT.

Dazu habe ich bei Hans Brender einen wirklich tollen Artikel gefunden, der das auf der diesjährigen SPC vorgestellte Thema einfach und schnell erklärt, wie Microsoft mit dem Thema Sicherheit in der Cloud umgeht. Zusammengefasst kann der Ansatz in einem einfachen Schaubild:

Ok, ein paar Worte dazu gibt’s natürlich an der Stelle noch:

Alle Dateien werden in mehrere Teile aufgebrochen, und je in einen verschlüsselten Azurestore abgelegt. Der Key dazu kommt in einen zentralen KeyStore. Der Store wird nochmals mit einem Schlüssel abgesichert, der in die Contentdatenbank „wandert“. Wenn man nun Zeit und Rechenpower hätte, könnte man also böser Angreifer….um das abzufangen, wird Microsoft in täglichem Rhythmus die Schlüssel ändern. Der gesamte Ablauf findet im Hintergrund statt, ohne Benutzerinteraktion!

Damit waren wir alle schon sehr zufrieden. Der finale Test stand aber noch an: Kann man das alles auch auf anderen Plattformen als der klassische PC oder Laptop? Wäre doch schlimm, wenn wir über Mobility sprechen und es dann nicht auf den  mobilen Endgeräten ginge.

Keine Sorge, wir haben bisher (fast) alle Endgeräte an unsere OneDrive for Business anbinden können. Bisher die einzige Plattform, die wir noch nicht live testen konnten, ist ein Blackberry. Und das nicht, weil es nichts gibt, sondern weil uns schlicht das Gerät fehlt zum Testen.

Ein nettes Gimmick ist auch die Möglichkeit, einen QR-Code zum „anonymen Sharing“ erstellen zu können. Einmal erstellt, kann er mit mobilen Endgeräten abfotografiert werden und erlangt entsprechend der Einstellungen lesenden oder schreibenden Zugriff auf das Dokument.

Wir sind inzwischen soweit, das wir natürlich noch immer sehr viele Dokumente noch im SharePoint on Premise haben, einiges auch noch im Fileserver. Da wird es kurzfristig auch einige Änderungen hin zur Cloud geben.

Schön, finde ich. Unser Selbstversuch ist erfolgreich beendet.

P.S. Dieser Artikel ist natürlich ebenfalls per OneDrive for Business-Share zum Orgateam gegangen