Von der Auswirkung her könnte man diesen Punkt etwas weiter oben in den Charts vermuten, aber zum Glück sind inzwischen die meisten Unternehmen ausreichend informiert, oder haben sowieso ausreichend Yammer Enterprise Lizenzen über ihr Office 365 Abonnement (u.a. in Business beinhaltet).

Tatsache ist, dass man ohne die Enterprise Version von Yammer auf Dauer nicht glücklich wird. Es sind zwar wenige, aber wesentliche Verwaltungsmöglichkeiten, die hinzukommen:

• Secure your network with administrative tools like network configuration, user management, and more.

• Collaborate with subject matter experts to share knowledge, team up on projects, and crowdsource ideas.

• Reduce administration time with advanced integrations like SharePoint, Single Sign-On, and Company Directory Sync.

• Save IT resources with the ability to autonomously authorize and manage apps for internal and external Yammer networks.

• Access resources in the Customer Success Center and gain membership to the Yammer Customer Network, as well as 24/7 support.

Quelle: https://about.yammer.com/assets/WhyYammerEnteprise.pdf

In diesem Zusammenhang möchte ich noch eine andere spannende Frage an Hand eines fiktiven Beispiels stellen: Ein mittelständisches Unternehmen mit ca. 200 Arbeitsplätzen hat für 40 Mitarbeiter, die viel unterwegs sind, Business Premium Lizenzen eingekauft, um den Vorteil der Office Pro Plus Lizenzen auf mehreren Devices, Lync und OneDrive zu nutzen. Exchange wird aktuell genauso ignoriert wie SharePoint. Yammer wird jetzt als wichtige Plattform entdeckt.

Klassische Ausgangssituation für ein Lizenzproblem! Stellen Sie sich vor, von den 160 verbleibenden Mitarbeitern nutzen 100 aktiv Yammer for free, d.h. 140 potentielle Nutzer, von denen man entweder 100 aussperrt, verärgert und demotiviert, das Unternehmen am kostenfreien Modell festhält oder das Produkt für 2.760 € pro Jahr nachlizensiert. Das Management wird nicht gerade begeistert sein.

Der magische Satz aus den F.A.Qs:

“It is not possible to set Basic or Enterprise access at the user level. Yammer Enterprise licenses are automatically assigned to all Office365 users in your account, and Enterprise features are rolled out to the entire network.”

Tatsächlich ist es so, dass die Anzahl aktiver User-Accounts in Yammer mit den in Office365 zugewiesenen Lizenzen bei einer Lizenzprüfung verglichen wird.

Lösungsansatz: Den vollen Nutzen von O365 erkennen und über das Unternehmen ausrollen und Yammer Enterprise vollwertig nutzen.

Yammer ist keine Individual-Entwicklung und dementsprechend gelangt man oft schneller an technische Grenzen und Einschränkungen als einem lieb ist, wenn man sehr genaue Vorstellungen von dem hat was man will. Standardprodukte wie SharePoint, die eher eine Plattform sind, kann man flexibel anpassen und je nachdem wie das Budget aussieht, auch damit die eigenen Vorstellungen umsetzen. Bei Yammer sieht das anders aus. Es existieren nur minimale Konfigurationsmöglichkeiten, insbesondere erlaubt das Design keinerlei Anpassungsmöglichkeiten am Layout bzw. der Aufteilung der Module (entsprechend der Webparts in SharePoint).

Was kann man tun? Man kann eine Header Grafik und die Farben auswählen. Wow. Meine Kollegen aus der User Experience- und Design-Ecke brechen dabei bestimmt keine Begeisterungsstürme aus.

Dazu kommt dann eine ordentlich Palette an Kritikpunkten bezüglich der Usability der Mobile Apps und der Website:

• Einträge können nicht bearbeitet werden. Ein Gegenargument, das man so liest ist „Yammer soll dem gesprochenen Wort entsprechen und nicht änderbar sein“. Wirklich? Löschen geht. Wie gerne hätte ich gesprochenes Wort nachträglich gelöscht.
• Standard-Einstellungen von Yammer zu E-Mail-Benachrichtigungen und Sprachen. Jedes „First Steps“-Dokument, das ich bisher gesehen habe, beinhaltete diese Punkte. Aber nicht jeder Mitarbeiter hat Lust erst einmal ein paar Minuten Einstellungen anzupassen, die verständlicherweise automatisch geschehen sollten – keine Standardsprache pro Tenant anzubieten verstehe ich auch noch nicht.
• Die Feed-Einstellungen. Der Top-Feed mag einem sehr großen Netzwerk sinnvoll sein, bei kleinen konnte ich keine sinnvollen Ergebnisse erkennen.
• Die Handhabung von mehreren Netzwerken ist äußerst umständlich.
• und mehr …

Yammer lebt von einer aktiven Community, wie jedes Netzwerk: verknüpfen, Wissen teilen, Informationen aktiv anbieten und einfordern. Anderen helfen und Hilfe bekommen.

Kling gut? Ist es auch, wenn Yammer funktioniert, aber wenn das aus unterschiedlichsten Gründen nicht läuft, dann haben wir einen Teufelskreis, der Yammer sehr wahrscheinlich am Ende scheitern lassen wird.

Es war schwierig diesen Punkt bei den Plätzen einzuordnen, denn irgendwie handelt es sich hier einerseits um eine Ursache, aber andererseits auch um die Folge. Deswegen mit der #3 die goldene Mitte.

Eine Ursache für einen nachträglich auftauchenden Stolperstein kann sein, dass man das Thema des Community Management oder die Bedeutung von Champions, wie Yammer die Rolle nennt, unterschätzt hat. Es sind die Retter, die regelmäßig dafür sorgen, dass, wenn es still wird, neue Inhalte ins Netzwerk kommen, das Fragen auch definitiv beantwortet werden und dafür auch außerhalb die Fäden ziehen. Klar hilft ein @Name im Kontext um den richtigen Ansprechpartner zu informieren, aber was ist wenn dieser keine Zeit oder Lust hat die Frage auf Yammer zu beantworten? Ein Champion sollte dann unbedingt das Gespräch suchen, die Bedeutung und den Nutzen erklären, wenn die Frage in Yammer beantwortet wird und im Idealfall aus einem Yammer-Skeptiker einen Anhänger machen.

Wenn den Aufgaben dieser Rolle aber zu wenig Zeit zur Verfügung steht, oder die Champions sogar das Unternehmen verlassen ohne das man sich um Nachfolger kümmert, kann ein Netzwerk leider sehr schnell einschlafen.

Lösungsansatz: Man sollte die Rolle des Yammer Champions im Unternehmen genauso fest etablieren wie einen Qualitätsmanagement-Beauftragten oder einen Datenschutz-Beauftragten und je nach Unternehmensgröße auch die entsprechende Zeit zur Verfügung stellen.

Dann können sich diese auch wirklich um weitere auftretende Stolpersteine kümmern, wie mit einer schlechte Stimmung im Netzwerk im Sinne eines Jammerkastens umzugehen. Das wird gerade im YCN sehr spannend diskutiert. Es gibt auch schon ein paar wirklich interessante Vorschläge von denen mir am besten gefällt, die Beschwerden zum einen in eine offizielle Kummerkasten-Gruppe zu stecken, und zum anderen dann auch zu beachten. Wird also etwas häufig kritisiert, vielleicht lohnt sich dann eine Verbesserungsinitiative? Unterm Strich beste Voraussetzungen für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess, denn Mitarbeiter, die sich beschweren sind erheblich nützlicher als Mitarbeiter, die still und unzufrieden sind. Yammer kann also auch hier sinnvoll genutzt werden, wenn die Unternehmenskultur (Spoiler-Alarm) Fehler und Meinungen akzeptiert.

Wer ist schon dahinter gekommen? Na? Klar – Datenschutz! Nein, ich weiß es ist nicht böse, sondern äußerst wichtig, aber aus IT-Perspektive und auch aus Sicht der Fachabteilung „spuckt einem das Thema schon gerne einmal in die Suppe“, auch wenn man vorher noch so viel darüber nachdenkt. Ich habe auch lange mit mir gerungen ob es das „D-Wort“ nicht auf Platz 1 schafft. Ihre Meinung dazu?

Wie kann sich das nach der Einführung von Yammer auswirken?

Ist den Datenschutzbeauftragten oder den Yammer-Verantwortlichen bekannt, dass Yammer noch nicht in das Office 365 Trust Center integriert ist? Falls dies nachträglich erst bewusst wird und man die ganzen von Anwälten abgesegneten Verträge mit Office 365 nicht anwenden kann, ist das definitiv ein richtig großer Stolperstein. Der offizielle Auszug dazu:

Yammer Enterprise ist ein Dienst, den Microsoft vor kurzem erworben hat und beim Einkauf vieler firmenspezifischer Microsoft Dynamics CRM Online-, Office 365- und SharePoint Online-Dienste wie z. B. Office 365 Enterprise E3 und Office 365 Enterprise E4 zur Verfügung stellt. Yammer Enterprise wird zwar mit diesen Diensten verkauft, gilt jedoch als vollständig separate Anwendung. So wird Yammer Enterprise beispielsweise getrennt von anderen Diensten bereitgestellt, und die Kunden können unabhängig entscheiden, ob sie Yammer Enterprise bereitstellen möchten. Darüber hinaus gelten für Yammer separate Datenschutzbestimmungen. Das Trust Center umfasst keinen der Aspekte von Yammer Enterprise.

Quelle: http://www.microsoft.com/online/legal/v2/de-de/MOS_PTC_Not_Applicable.htm

Kritisch wird es dann, wenn ein Arbeitnehmer doch etwas Vertrauliches publiziert, denn Yammer ist von Grund aus offen. Die Berechtigungen liegen nicht in der Qualität vor, wie wir sie von einem SharePoint oder anderen Systemen kennen. Selbst wenn man einer Gruppe nicht folgt – wenn sie offen ist, hat man immer volle Leseberechtigung. Ist das immer jedem bewusst? Da kann man noch so viel Aufklärungsaufwand betreiben oder es plakativ in die Nutzungsbedingungen schreiben, um zumindest formell auf der sicheren Seite zu sein: Anwender, die nicht sicher in sozialen Netzwerken sind oder (noch schlimmer) der illusorischen Meinung sind, sie wären es, können einem immer einen Strich durch die Rechnung machen.

Apropos Strich durch die Rechnung …

Fast einen eigenen Platz verdient, aber auf jeden Fall in diesem Zusammenhang sinnvoll wäre eine mangelhafte Berücksichtigung des Betriebsrats. Über den Betriebsrat und Yammer kann man wirklich einen eigenen Blog-Artikel schreiben …

Ein schönes Zitat dazu aus dem YCN von Martin Risgaard Rasmussen:

“We love progress as long as we are involved, but if we’re not we don’t“

Der Betriebsrat ist, zu Recht, unglaublich wichtig. Glücklicherweise ist das Bewusstsein dafür bereits vorhanden, dass man sich vorher damit beschäftigen und Lösungen finden kann, um den Betriebsrat mit an Bord zu holen. Deswegen mehr in einem späteren Blog-Artikel auf https://abouto365.wordpress.com zum Betriebsrat.

Halt! Da fällt mir noch ein Aspekt ein, der vielleicht vorab beim Betriebsrat untergeht, aber in einem produktiven Yammer sicherlich auffällt:

„Recent Activity“ – im Hinblick auf Platz 04 ist es ja auch nicht möglich, das Ding einfach auszublenden oder umzubauen. Natürlich fallen einem immer ein paar Argumente ein, um das etwas zu rechtfertigen, aber das Eis ist schon sehr dünn, wenn jeder jederzeit sehen kann, wer was für ein Dokument oder auch Bild angesehen hat. Dadurch kann auch jeder ungefähr ermitteln, wer wie aktiv ist und wann eingeloggt war. Ab einer gewissen Größenordnung ist hier immerhin die Fluktuation recht groß, aber nur wenige Netzwerke haben tausende aktive Nutzer.

Lösungsansatz: Gerne häufiger über Ankündigungen oder auch über klassische Medien an das Thema Datenschutz erinnern.