Egal wie sich die SharePoint Plattform über die Jahre hinweg weiterentwickelt hat, für Entscheider und Umsetzer stellen sich nach wie vor die gleichen Fragen:

Wie kann man die Plattform optimal einsetzen und unternehmensspezifische Lücken effizient und mit dauerhaftem Mehrwert schließen?

Es ist nicht zu bestreiten dass Microsoft das Produkt stetig um wichtige Funktionen ergänzt hat, nicht zu vergessen die Transformation in die Cloud, welche in den letzten Jahren abgerundet wurde. Trotzdem gibt es weiterhin Funktionsfelder bei denen man relativ schnell an Grenzen im Standard stösst:

• Formularanpassungen ohne Programmieraufwand oder ausgeprägtes technisches Hintergrundwissen
• SharePoint als Application Plattform mit automatischer Prozesssteuerung (aka Workflows)
• Integration der „übrigen“ IT Landschaft in SharePoint Lösungen und die dazugehörigen Daten

Die K2 Plattform wird von der SharePoint Community oftmals als „workflow-only“ Add-On für SharePoint wahrgenommen. Technisch betrachtet ergänzt K2 tatsächlich den nativen SP Workflowstack um eine Vielzahl von Funktionen – allerdings kommen mit dem Thema auch weitere, nicht weniger wichtige Themen auf den Plan!

Vorausgesetzt man hat einen K2 Server, kann man über die SharePoint App „K2 For SharePoint“ Listen und Bibliotheken mit K2 Features erweitern. Die App integriert sich über das Ribbon und eröffnet einem folgende Optionen:

SmartObject: Ein SmartObject (kurz SMO) ist der zentrale Zugriffspunkt auf die Daten der SharePoint Liste. Das SMO kann lösungsübergreifend in Formularen, Workflows und Reports verwendet werden. Dieses Prinzip ist für alle LOB Systeme (SAP, CRM, SQL, ORACLE, WebServices etc.) geltend und zieht sich durch jeden Aspekt der K2 Plattform. Die Objekte werden dabei typisiert angesprochen und entfernen im Handling jede Komplexität (zum Beispiel muss für ein SQL SmartObject keinerlei T-SQL geschrieben werden).

Forms: Über diese Option legt man fest, dass man für diese Liste oder Bibliothek K2 SmartForms als UI Technologie nutzen möchte. Wenn gewünscht, erzeugt die Engine dann automatisch neue K2 Formulare für die Ansichten „New“, „Edit“ und „Display“. Da Wiederverwendbarkeit ein wichtiger Aspekt für K2 ist, können diese Formulare sogar außerhalb von SharePoint genutzt werden, wobei die Daten letztlich weiterhin dort gespeichert werden.

Workflow: Man kann den Wizard automatisch ein Workflowtemplate erzeugen lassen. Die im Schritt „Forms“ erstellten Formulare, sind dann sofort mit der Workflowengine verbunden. Das bedeutet Workflows starten ggf. sofort beim Speichern des Elements und die Formulare können auch zum Bearbeiten von Aufgaben verwendet werden.

Reports: Aktiviert man diese Funktion, werden Workflowdaten so aufbereitet dass sie über die fertigen Reporting Controls auf K2 Smartforms genutzt werden können. Somit kann man direkt in der SharePoint Lösung repräsentativ Daten wie Laufzeiten, Engpässe und Entscheidungen in ansprechender Art und Weise darstellen.

SharePoint Formulare direkt im Browser anpassen und in anderen Lösungen wiederverwenden

Da K2 Smartforms nicht direkt im SharePoint sondern auf dem eigenen K2 Server gehostet werden, kann man die erstellten Formulare auch außerhalb von SharePoint nutzen. Jedes Formular hat eine eigene URL und kann u.a. auch mit einem dynamischen Theme-Parameter versehen werden.

Weitere Features der K2 Formularengine:

• Master- / Detailszenarien, Datenrelationen auf SharePoint Forms abbilden
• Mehrsprachigkeit
• Verteilung von Feldern und Ansichten auf mehrere Reiter
• Subforms, Modular Dialogs
• Responsive Design
• Mobile Device Support aufgrund von HTML5 Konformität

Nahtlose Workflowanbindung an SharePoint Formulare, direkt im Browser erstellen

In der Regel soll hinter einem ansprechenden Formular auch eine gewisse Prozesslogik stattfinden. Diese Logik kann man theoretisch innerhalb des Formulars implementieren, aber angenommen man braucht langläufige Automatismen, muss man die Logik in einen Workflow auslagern. Zu diesem Zweck bietet die App einen webbasierten Workflowdesigner.

Genau wie beim Formulardesigner kann man auch Workflows direkt im Browser erstellen, ohne den SharePoint verlassen zu müssen. Der Workflowdesigner lässt freie Hand für den Prozessfluss (wie z.B. Schleifen, Parallelverarbeitung oder N-Level Freigaben) und bietet neben den vorgefertigten Aktivitäten auch die Option eigene Funktionsbausteine zu ergänzen. Besondere Workflow Funktionen:

• Globales Workflow Management

Zentrale Verwaltung von Workflows, egal ob mit oder ohne SharePoint Kontext. Globales Reporting über alle laufenden und abgeschlossenen Workflowinstanzen.

• Erweitertes Errorhandling

Fehlerhafte Workflowinstanzen müssen nicht neugestartet werden, sondern können nach der Fehleranalyse und –behebung, vom letzten Workflowschritt reinitialisiert werden. Auch eine Migritation laufender Workflows auf eine neue Prozessversion wird unterstützt.

• No-Code Datenintegration

Durch die K2 SmartObject Technologie können Konnektoren zu verschiedensten Systemen von Workflows bidirektional angesprochen werden. Out of the box unterstützt die K2 Plattform u.a. SharePoint, MS Dynamics CRM, Salesforce, MS SQL, Oracle, Webservice Schnittstellen, Yammer u.v.m.

• Designer für jede Komplexität

K2 bietet einen webbasierten Workflowdesigner (für leichtgewichtige Freigabeszenarien, Abteilungsweise Workflows etc.) und eine Windowsanwendung, das „K2 Studio“, für komplexe Enterprise Workflows mit hohen Ansprüchen an Prozessfluss und –logik.

Alle Workflowdaten auf einen Blick

Reporting wird häufig unterschätzt, insbesondere wenn Unternehmen mit der Bereitstellung von Workflows beginnen. Mit einer gewissen Laufzeit und größerem Volumen steigen jedoch die Anfragen für bestimmte Themen:

• Wieviele Workflows laufen eigentlich pro Monat, Quartal, Halbjahr oder Jahr?
• Gibt es in den Workflows ggf. Flaschenhälse?
• Wie lange dauern die Freigaben bei bestimmten Workflows im Schnitt?
• Welche Instanzen sind gerade aktiv oder warten auf eine Benutzereingabe?

Diese und viele weitere Fragen werden von der K2 Plattform mit Hilfe einer eigenen Datenaufbereitung und vorgeferttigen Reports zentral beantwortet. Über den sog. K2 Workspace lassen sich OOTB Reports aufrufen und sogar nach Excel oder PDF mit einem Klick exportieren. Auch eine automatische Bereitstellung der Daten via Workflow ist einfach einzurichten!

Zudem ist es möglich, optisch ansprechende Reports direkt in Lösungen zu platzieren. Dieses Feature wird gerne genutzt, um die Transparenz der Anwendung und somit auch die Benutzerakzeptanz zu erhöhen.

Auch komplexere Reports lassen sich ohne Programmieraufwand in ein K2 Smartform integrieren. Hier ein Beispiel für MS SQL Reporting Services, integriert in einer K2 Smartforms Anwendung:

Haben Sie Interesse an einer individuellen Demo oder brauchen Sie weitere Informationen? Schreiben Sie mir einfach eine Email an markus.alt@k2.com oder besuchen Sie unsere Website unter www.k2.com