Durch den Collaboration Manager von Solutions2Share werden die Zusammenarbeitsfunktionen in der Plattform Microsoft SharePoint 2010 um wichtige Funktionen erweitert. So ist die Erstellung einer sehr komplexen Collaboration-Plattform im Unternehmen ohne individuelle Programmierung möglich. Die Vorlagengenerierung mit dem Collaboration Manager ermöglicht dem Anwender einen Arbeitsbereich zu Erstellen und diesen beliebig zu reproduzieren. Diese Arbeitsbereiche werden vom Collaboration Manager anschließend berechtigt und verwaltet, so dass eine einheitliche Datenablage entsteht.

Minimierung des Entwicklungsaufwands

Bei der Entscheidung für eine benutzerdefinierte Seitenvorlage in einer Zusammenarbeitsumgebung stehen meist die enormen Kosten für die Entwicklung im Vordergrund. Die Entwicklung einer SharePoint-Sitedefinition und deren beinhaltenden Listendefinitionen sind meist sehr zeitaufwendig und können nicht von Anwender selbst angepasst werden. Durch den Einsatz des Collaboration Managers ist die Entwicklung einer Seitendefinition nicht mehr notwendig, da der Anwender die Seitenvorlage mit SharePoint-Standardfunktionen selbst erstellen und abspeichern kann. Eine nachträgliche Anpassung der Vorlage ist jederzeit vom Anwender möglich.

Minimierung des Migrationsaufwands

Bei der Migration von Zusammenarbeitsplattformen auf der Basis von SharePoint 2003 oder SharePoint 2007 müssen sehr oft Sitedefinitionen angepasst oder sogar komplett neu entwickelt werden. Dies zieht einen erheblichen Kostenfaktor mit sich. Durch den Einsatz des Collaboration Managers kann die bestehende Struktur der Seitenvorlagen direkt ohne Programmierung übernommen werden. So können Migrationskosten gespart und zusätzlich neue Technologien eingesetzt werden.

Bereitstellung eines personalisierten Dashboards für alle Mitarbeiter

Die Verwaltung aller Seitenvorlagen und Arbeitsbereiche sowie deren Inhalt kann mittels einem zusätzlichen Webpart eine übergreifende Datenansicht bereitgestellt werden. Diese Datenansicht kann vom Anwender selbst oder von einem Administrator konfiguriert werden. Hierbei können Aufgaben, Termine, Neuigkeiten und ausgecheckte Dokumente genauso berücksichtigt werden wie benutzerdefinierte Listen, Dokumentenbibliotheken oder Inhaltstypen in den Seitenvorlagen. Dadurch muss der Anwender nicht in jeden Arbeitsbereich navigieren um auf den neusten Stand zu blieben, sondern kann auf einem bereitgestelltem Dashboard alle Neuigkeiten und Veränderungen in allen Arbeitsbereichen einsehen. Dies erhöht die Produktivität der Anwender um ein Vielfaches.

Keine Migrationsprobleme bei neuen SharePoint Versionen

Bei der Migration von herkömmlichen Zusammenarbeitsplattformen auf eine neuere SharePoint-Plattform müssen programmierte Bestandteile der Lösung meist angepasst oder ersetzt werden. Durch den Einsatz des Collaboration Managers entstehen bei der Migration keine zusätzlichen Kosten, da von SharePoint Store eine kompatible Version zur aktuellen SharePoint-Version geliefert wird.

Einfache Erstellung neuer Seitenvorlagen ohne Entwicklungsaufwand

Da die Erstellung einer benutzerdefinierten Seitenvorlage (Sitedefinition) mit SharePoint-Standardfunktionen sehr zeit- und kostenintensiv ist, wird sich bei der Definition eines Zusammenarbeitsportals meist auf eine globale Seitenvorlage für das ganze Unternehmen geeinigt. Leider hat dies zur Folge, dass nicht alle Wünsche aus den verschiedenen Abteilungen berücksichtigt werden können und dass das Zusammenarbeitsportal nicht von allen Benutzern akzeptiert wird. Abteilungsspezifische Anforderungen können so meist nicht erfüllt werden. Durch den Einsatz des Collaboration Managers wird die Erstellungszeit einer Vorlage auf ein Minimum reduziert. So muss bei der Erstellung der Seitenvorlagen kein Kompromiss mehr eingegangen werden und es können auch mehrere Vorlagen realisiert werden. Zusätzlich bietet der Collaboration Manager die Funktion aus einem globalen Template mehrere benutzerdefinierte Templates zu generieren.

Synchronisation der bestehenden Seiten mit einem globalen Template

Bei der Verwendung der SharePoint-Standardfunktionen können bereits erstellte Arbeitsbereiche nicht mit einer angepassten neueren Vorlage synchronisiert werden. Die Arbeitsbereiche müssen in diesem Fall entweder manuell nachgepflegt oder neu erstellt werden. Durch den Einsatz des Collaboration Managers können ältere Arbeitsbereiche jederzeit mit der aktuellen Vorlage synchronisiert werden. So sind auch Arbeitsbereiche welche über mehrere Jahre benutzt werden immer auf dem technologisch neusten Stand.

Änderungen an Template müssen keinen ALM-Prozess durchlaufen

Bei Zusammenarbeitsplattformen mit Standard-SharePoint-Technologien müssen Änderungen an Site- und Listdefinitionen immer programmatisch angepasst werden. Diese programmatischen Anpassungen ziehen ein aufwendiges Qualitätsmanagement mit sich. Die Lösungen müssen zuerst in einer Testumgebung eingespielt und sehr aufwendig getestet werden, bevor Sie letztendlich mit einem Wartungsfenster in die Produktivumgebung eingespielt werden können. Durch den Einsatz des Collaboration Managers können Änderungen an der Seitenvorlage mit SharePoint-Standardfunktionen vorgenommen werden. Dadurch dass die Vorlage ohne Programmierung geändert wurde, wird kein aufwendiger Qualitätsmanagementprozess benötigt und die Lösung kann sofort verwendet werden.

Anpassungen ohne Programmierfehlerquellen

Bei der herkömmlichen programmatischen Anpassungen von Site- und Listendefinitionen treten meist Fehler auf, die den Realisierungszeitpunkt oft nach hinten verschieben. Da die Änderungen im Collaboration Manager nicht programmatisch vorgenommen wird, kann diese Fehlerquelle komplett ausgeschlossen werden.

Systemänderungen sofort verfügbar

Bei der herkömmlichen programmatischen Anpassung von Site- und Listendefinitionen muss immer ein Wartungsfenster bei den administrativen Verantwortlichen eingefordert werden. Schnelle Änderungen an der Vorlage oder der Ansatz von Test-Driven-„Development“, bei dem die Seitenvorlagen von Anwender je nach Bedürfnis angepasst werden, sind hiermit komplett ausgeschlossen. Durch den Einsatz des Collaboration Managers können Änderungen an Seitenvorlagen sofort mit allen anderen Arbeitsbereichen synchronisiert und eingesetzt werden. Dies ermöglicht dem Anwender im laufenden Betrieb, wie auch bei der erstmaligen Definition, die schnelle und unkomplizierte Anpassung der Arbeitsbereichsstruktur.

Modulares System

Der Collaboration Manager wurde als modulares System konzipiert. Jede Funktion kann bei Bedarf separat lizensiert werden. Darüber hinaus stehen auch attraktive Funktionspakete zur Auswahl. Dieses modulare Lizenz-System bietet ein Höchstmaß an Flexibilität auch bei geringem Investionsbudget.

Verwendung von Drittherstellersoftware

Der SharePoint-Dritthersteller-Markt wächst ständig und es gibt sehr viele Erweiterungen, die in SharePoint-Projekten häufig eingesetzt werden. Genau diese Problematik wurde in der SharePoint-Standard-Vorlage nicht mit berücksichtig. Viele Drittanbieteranwendungen sind mit SharePoint-Standardfunktionen nicht in SharePoint-Vorlagen einzusetzen, so dass die Verwendung einer SharePoint-Sitedefinition nötig wird. Die individuelle programmatische Entwicklung einer Sitedefinition ist jedoch sehr kosten- und zeitintensiv. Der Collaboration Manger bietet für Dritthersteller ein SDK (Entwicklungsframework) um ihre Anwendungen auch in Seitenvorlagen verwenden zu können. Falls eine von Ihnen bevorzugte Drittherstellerlösung nicht in der Liste der unterstützten Anwendungen ist, ist die Entwicklung einer Schnittstelle dennoch günstiger als die Entwicklung einer individuellen Sitedefinition.

Stetige Weiterentwicklung am System

Die Entscheidung für eine individuell programmierte Zusammenarbeitsplattform bringt den Nachteil mit sich, dass jede Änderung an der Plattform nur für einen Endkunden durchgeführt wird. Trotz der Verwendung einer Entwicklungsplattform wie SharePoint können immer noch sehr hohe Kosten entstehen. Durch die Entscheidung der Einführung von SharePoint will man im Unternehmen genau diese individuellen Programmierungen/Kosten minimieren. Jedoch ist auch auf der Plattform SharePoint an wenigen Stellen programmatische Anpassung notwendig. Durch den Einsatz des Collaboration Managers können individuelle Programmierungen in der Zusammenarbeitsplattform minimiert werden. Der Collaboration Manager ist sozusagen eine Entwicklungsplattform in einer Entwicklungsplattform, welches eine Programmiertätigkeit von Seitenvorlagen zu einer Konfigurationstätigkeit macht. Somit benötigt man für die Weiterentwicklung des Systems keine SharePoint-Profis mehr. Die Mitarbeiter von Unternehmen können hier eigenständig agieren. Letztlich sind es diese Mitarbeiter, welche die Arbeitsabläufe ihrer Tätigkeit bestmöglichst und am effektivsten umsetzen müssen. Dies ist oftmals auch der Grund für den Einsatz von unternehmensfremden Programmen, welche dann als „Insellösungen“ im Unternehmen aufrechterhalten werden müssen. Mit dem Collaboration Manager entfällt künftig dieser Bedarf.

Veränderungen an der Datenstruktur im laufenden Projekt

In vielen SharePoint-Projekten, in denen die Anwender noch keinen Kontakt mit der Arbeitsweise in SharePoint hatten, gibt es in der Regel sehr großen Nachholbedarf bei Spalten, Listen und Inhaltstypen. Eine Veränderung der bisher entwickelten Site- und Listdefinitionen während der Prototypen oder Pilotphase ist mit sehr hohen Programmier- und Deploymentaufwand verbunden. Die bisher aus der Sitedefinition angelegten Arbeitsbereiche müssen alle manuell an das aktuelle Template angepasst werden. Durch den Einsatz des Collaboration Managers können diese Änderungen direkt am System in der Seitenvorlage vorgenommen und mit den bestehenden Arbeitsbereichen synchronisiert werden.