Fokus: Organisation SharePoint-Projekte

1. SharePoint: Erst der Mensch, dann die Technologie
2. SharePoint: Stolpersteine aus dem Weg räumen

Die Einführung von Microsoft SharePoint ist ein Vorhaben mit vielen organisatorischen Herausforderungen. Wer diese in den Griff kriegt gewinnt Zeit, ist weniger frustriert und bekommt ein Tool, das weit mehr als nur Dokumente zu verwalten vermag. Dieser Beitrag beleuchtet die 10 wichtigsten Faktoren, die aus einem SharePoint-Projektleiter einen Star machen.

1. Fahnenträger

Nehmen Sie von Projektbeginn an motivierte, einflussreiche Mitarbeitende mit ins Boot. Zeigen Sie auf, was mit SharePoint in Zukunft möglich ist. Gehen in den ersten Workshops gezielt auf die Problemstellungen jedes Einzelnen ein.

Präsentieren Sie diesen Personen erste Lösungsskizzen, ist der Erfolg vorprogrammiert. Sieht zum Beispiel ein Mitarbeitender seinen gewünschten Link auf der Titelseite der Lösung, wird er seine Kollegen darauf aufmerksam machen und darauf achten, dass nur noch über diesen Link gearbeitet wird.

Es wird von Anfang an Skeptiker geben, die alles hinterfragen. Hier funktioniert der Fahnenträger-Trick besonders gut. Sind die Kritiker umgestimmt, halten diese die Fahne am höchsten.

2. Benutzer vor IT

Obwohl es manchmal schwierig bis unmöglich ist, die Bedürfnisse der IT und die des Benutzers auf einen Nenner zu bringen, sollte man es anstreben. SharePoint ist in der Lage, viele technische Dinge im Hintergrund für den Benutzer zu erledigen. Diese Features sollte man kennen und aktivieren.

Ein Beispiel: Die Ansichten von Benutzern und der IT gehen in der Archivierung meist auseinander. Damit teurer Speicher nicht unnötig belastet wird, will die IT, dass die Daten im günstigen Archiv landen. SharePoint, kombiniert mit einem aktuellen Storage-System, archiviert die Daten im Hintergrund. Das System lagert zwar die Datei in ein Archiv aus, hinterlässt aber einen Link zum neuen Speicherort.

3. Trugschluss Out-of-the-Box

Die Marketing-Kampagnen von SharePoint lassen alles fixfertig integriert und einfach aussehen. SharePoint ist keine fertige Lösung, sondern vielmehr ein Baukasten, mit dem sich geniale Business-Anwendungen umsetzen lassen. Vergleichen wir es mit einem Legobausatz für ein Haus. Sie bekommen viele Einzelteile, zusammensetzen müssen Sie diese selber. Nur, bei SharePoint fehlt die Bauanleitung. Mit der Standard-Installation können Sie Ihre angestrebten Ziele nicht erreichen. Es sind praktisch in jedem Fall Anpassungen eines Dienstleisters nötig. Im Gegensatz zu mächtigen ECM-Systemen ist SharePoint vergleichbar günstig. Mit Office365 aus der Cloud geliefert ist das Investment nochmals deutlich tiefer. Inzwischen gibt es SharePoint-Anbieter, die vorgefertigte Vorlagen anbieten. So sparen Zeit und Geld und minimieren das Risiko.

4. Organisation

Die Einführung von SharePoint ist kein rein technisches Projekt sondern vielmehr ein organisatorisches. Je nach Einsatzgebiet greift SharePoint tief in Arbeitsabläufe und Organisationsstruktur eines Unternehmens ein. Es ist beispielsweise einfach eine Projektseite zu implementieren. Die dazu notwendigen Anpassungen im Unternehmen zu bestimmen wirft Fragen auf. Nach welchem Standard werden Projekte abgewickelt? Wer pflegt die Seite eines Projektes? Für wen ist die Plattform gedacht? Welche Systeme werden abgelöst? Vor allem in Kollaborationsszenarien wird SharePoint oft ohne Konzept eingeführt. „Wir müssen die Zusammenarbeit verbessern“. Dabei ist den Involvierten unklar, dass die Offenlegung von Arbeitsresultaten die Kultur im Unternehmen verändert. Dies setzt den Support durch das Management voraus. Zeigen Sie den entsprechenden Gremien früh den Nutzen auf und begeistern Sie die Entscheidungsträger vom System.

5. Piecemealing

Plattform-Projekte mit etlichen Anwendungsmöglichkeiten und Chancen neigen dazu, sich während der Realisierung zu verrennen und am Ende zu scheitern. „Nicht zu viel aufs Mal wollen“ muss die Devise sein. Mit den heutigen agilen Entwicklungskonzepten kann mit der Anwendung mit dem grössten „Quick-Win“ begonnen werden. Für die Umsetzung eignet sich die agile Methode nach SCRUM. Dabei werden alle Anforderungen aufgenommen, gruppiert, priorisiert und mit einer speziellen Technik der tatsächliche Mehrwert bestimmt. Als Resultat werden alle Punkte in Arbeitspakete, sogenannte Sprints, aufgeteilt. Im Anschluss erfolgt die Testphase mit einem vorbestimmten Kreis von Anwendern. Die Feedbacks werden zusammengetragen, in die Anforderungsliste eingetragen und basierend auf den Erfahrungen der nächste Sprint geplant.

6. Branding

Geben Sie dem „Kind“ einen eigenen Namen. Kommt beispielsweise ein neuer Mitarbeiter in ihr Unternehmen und hatte am letzten Arbeitsort schlechte Erfahrungen mit SharePoint gemacht, wird er widerwillig mit dem System arbeiten wollen. Benennen Sie Ihr neues System „Information Center“, „eShare“ oder „Work Center“. So steigern Sie die Akzeptanz. Farben, Logos, Texte und die Bilderwelt der neuen Lösung sollten im Einklang mit den Branding-Vorgaben des Unternehmens stehen.

Die Startseite entscheidet ebenfalls über Erfolg oder Misserfolg eines firmenweiten Portals. Ein Benutzer sollte all seine für den Tag benötigen Informationen auf der Startseite des SharePoint-Portals finden. Stellen Sie weiterführende Links zu anderen Programmen und aktuelle News zur Verfügung. Berichten Sie über Ein- und Austritte von Mitarbeitenden, über Schulabschlüsse oder über das Mittagsmenu der Kantine und richten Sie einen direkten Zugriff auf ein Mitarbeiterverzeichnis ein. So bringen Sie den Anwender freiwillig auf die Seite.

7. Zeit zum Lernen

„Es ist intuitiv und webbasiert, darum verzichten wir auf eine Schulung.“ Falsch. Auch wenn für die meisten klar erscheint, wie man klickt, zeigt sich in der Anwendung, dass dies nicht so ist. Schulungsvideos können günstig erstellt und via Vimeo geschützt verbreitet werden.

Feiern Sie mit einem Apéro und allem, was dazu gehört, den „Live-Gang“ des neuen Systems. Machen Sie dabei klare Ansagen, ab wann das neue Portal – „unser Portal“ – live gehen wird.

8. So brauch‘ ich Gewalt

Bis anhin haben wir davon gesprochen, wie Sie es schaffen, dass Benutzer freiwillig mit der SharePoint-Lösung arbeiten. Einige Mitarbeitende müssen eventuell mit einem restriktiven Kniff gezwungen werden. Bieten Sie gewisse Programme, Links oder Dokumente ausschliesslich über das SharePoint-System an.

Es wird immer Kritiker und Besserwisser geben. Versuchen Sie alles, um diese zu überzeugen. Falls Sie Rückendeckung der Geschäftsleitung geniessen, geben Sie den Betroffenen zu verstehen, dass ihre Kritik negative Auswirkungen hat.

9. Starke Basis

Wählen Sie von Anfang an zukunftsorientierte Ansätze, da neben dem anfänglich angedachten Intranet später noch Räume, Applikationen mit Anbindungen an andere Systeme, Search Center oder Workflow dazu kommen. Dies betrifft unter anderen die Themen Navigation, Security, Archivierung, Datenmengen, Performance, Infrastruktur, Metadaten, Suche und Usability. Bei SharePoint ist es ein Fauxpas, sich erst später um alles zu kümmern. Gerade eine Umstrukturierung der Seiten ist nur schwierig zu erreichen und mit sehr viel Arbeit und Kosten verbunden.

10. Qual der richtigen Wahl

Investieren Sie ausreichend Zeit den richtigen Implementierungspartner zu finden. Das Schlimmste, was Ihnen als Kunde passieren kann, ist dass Sie auf einer SharePoint-Lösung sitzen, die mit sehr vielen Programm­codes eines Partners gespickt ist, den es nicht mehr gibt und seine Lösung niemand mehr unterhalten kann.

Die Erwartungen an ein Produkt wie SharePoint sind hoch. Deshalb ist es wichtig, sich für einen vertrauenswürdigen Implementationspartner zu entscheiden. Dieser weist auf Risiken hin und legt die Fakten auf den Tisch. Holen Sie Referenzen ein oder besuchen Sie einen Kunden des Anbieters. Die Zeit ist wohl investiert.

Und nochmals: Vergessen Sie auf keinen Fall, gebührend die Lancierung davon zu feiern. Es ist wichtig, Erfolge zu feiern.

Datensilos aufbrechen

Unternehmen produzieren täglich Unmengen von Daten, die in verschiedenen Silos abgelegt sind und deshalb oft nicht gefunden werden. UP-GREAT hat einzigartige Share-Point-Extensions entwickelt, welche bestehende Silos ersetzen oder direkt auf Daten zugreifen. In einem nicht statischen Dossier werden alle Unterlagen zu einem Geschäft zusammengefasst. So können die verschiedenen Abtei-lungen darauf zugreifen und Unterlagen werden schneller und effizienter gefunden.