Reporting aus Access Services

Mit Access Services kann man OnPremise und in der Cloud sehr schnell einfache, kleine Anwendungen z.B. für ein Asset Management, Fuhrparkverwaltung oder etwas Ähnliches bereitstellen. Access Services erzeugt für die Daten jeweils eine Datenbank pro Anwendung und legt sämtliche Daten dort strukturiert ab, was Wartung und Management dieser Anwendungen erheblich erleichtert.

Außerhalb von Access Services gibt es allerdings keine Möglichkeit, schnell und einfach Reports und Auswertungen auf diesen Daten zu erzeugen. OnPremise kann man sich mit den SQL Reporting Services behelfen und diese einfach die Daten direkt aus den Tabellen im SQL Server lesen lassen. Wie aber kann man das in der Cloud im Office365 bewerkstelligen, wo die Daten ja im SQL Azure liegen, auf das man auch als Administrator keinen direkten Zugriff hat?

Nehmen wir mal eine einfache Asset Datenbank im Office 365.

Um Informationen zur Datenverbindung zu bekommen öffnen wir die Anwendung in Access Services.

In der Access Desktopanwendung kann man den Aufbau der App aus 3 Tabellen und ein paar Formularen erkennen.

Mit einem Klick auf „Datei“ kommt man zu den Eigenschaften der Anwendung und genau hier verbergen sich die Informationen, die wir für den Zugriff brauchen. Durch einen Klick auf „Von jedem Standort“ und „Schreibgeschützte Verbindung aktivieren“ wird die Datenbank auf den Zugriff vorbereitet. Wichtig: Die Anwendung einmal speichern, schließen und neu öffnen. Jetzt geben wir der Wolke einen Cappuccino lang Zeit, die Einstellungen zu übernehmen.

Mit einem Klick auf den markierten Bereich erhalten wir die Zugangsinformationen für den Zugriff auf die Daten. Wichtig: Man kann nur auf die genannte Datenbank zugreifen. Ein Zugriff ohne Angabe des Datenbanknamens wird versuchen die Default Datenbank (meistens die master.db) zu öffnen, auf die wir mit den angezeigten Login Daten keinen Zugriff haben.

Um jetzt saugen wir die Daten mal mit PowerBI ab. Im PowerBI Admin legt man nun eine SQL Server Datenquelle an, die als Verbindungsanbieter SQL Server Native Client 11.0 beinhaltet.

Die Auswahl der Sicherheitsstufe beeinflusst die Sichtbarkeit in PowerBI / PowerQuery, Private Quellen können andere Benutzer nicht sehen.

Jetzt sieht man in der PowerBI Verwaltung die Datenquelle. In der PowerBI Seite dauer es eine Weile, bis die Quelle richtig angezeigt wird.

Jetzt kann man mit PowerQuery in Excel über die Onlinesuche auf die Datenquelle zugreifen und schöne PowerBI Dashboards bauen, die dann prima in eine SharePoint Seite eingebettet werden können.

Voila, hier das fertige Dashboard in der Office365 SharePoint Site.