Artikelanträge werden in den Unternehmen häufig noch manuell erstellt (sog. Umlaufmappe), teils per E-Mail verschickt und nachverfolgt, am Telefon erinnert und kommentiert  – und das Ganze in Excel-Tabellen verwaltet. Damit ist die Durchlaufzeit eines Antrages extrem lang, viele Ressourcen werden über längere Zeiträume immer wieder gebunden, die Fehlerquote und Reibungsverluste sind hoch.

Zur Optimierung des Artikelantragsprozesses – ein Prozess, den man ja auch im Innovations- und Produktmanagement kennt – ist daher eine technische Prozessunterstützung dringend zu empfehlen, um die Verarbeitung von Artikelanträgen zu verbessern, die Prozesseinhaltung sicherzustellen sowie die Durchlaufzeiten zu verkürzen. Gerade in Zeiten des raschen globalen Wachstums und der Standortvielfalt von Unternehmen ist das Thema digitale Zusammenarbeit, Prozesse, deren Einhaltung und effiziente Abwicklung über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg ein wichtiger Wettbewerbsfaktor.

Durchgängige Prozesse mit komplexen Workflows

Mit dem digitalen Artikelantrag können Erzeugnisse („Artikel“) über einen einheitlichen Workflow­prozess beantragt werden. Es kann dabei unterschieden werden zwischen regulären und irregulären Anträgen, wobei in der Regel eine festgelegte Schrittfolge an Prozess­teilnehmern durchlaufen wird: vom Antragsteller/ Antragsmanager über die Technik, den Einkauf, die Logistik, das Controlling, die Geschäftsführung, die Materialwirtschaft, nachgelagerter Datenverarbeitungsprozess (SAP) usw. Die Lösung bildet also das hochkomplexe Beziehungsgeflecht verschiedener Prozess-Schritte ab, und die Digitalisierung ermöglicht den Anstoß einer weit höheren Anzahl an Artikelantragsprozessen.

Die Rückführung an vorgelagerte Prozessinstanzen ist möglich ebenso wie gegebenenfalls die Wiederholung einzelner Prozessschleifen. Die jeweils nachgelagerte Prozessinstanz wird dabei immer berücksichtigt. Medienbrüche (und damit Fehlerquellen) bei der früheren Kommunikation über verschiedene Kanäle wie E-Mail, Telefon u.a. sind durch die formularbasierte, automatisierte Abbil­dung des Artikelantragsprozesses komplett überwunden. 

Automatisiert, effizient, bedienerfreundlich

Auftragsanlage, Vorlagenmanagement, Abarbeitung, Erinnerungen und Genehmigungen sind in der Lösung durchgängig abgebildet samt automatische Archivierung sowie Möglichkeiten zur Aus­wertung.

Zur besseren Nachvollziehbarkeit und Transparenz lässt sich der Prozess-Status in einem Prozess-Diagramm visualisiert darstellen mit dem Stand des Antrags und detaillierten Angaben in einem Ablauf-Protokoll. Damit ist der Prozessverantwortliche immer aktuell informiert durch Status-Tracking und Monitoring.

Eine Management Summary liefert ein Extrakt aller Detail­informationen, die Geschäftsführungwird zudem entlastet durch ein Online-GenehmigungVerfahren. So lassen sich auch standort-übergreifend alle notwendigen Prozess-Schritte rasch einleiten, einhalten, ver­folgen und gegebenenfalls kor­rigieren.

Mit dieser Lösung wird nicht nur die Prozesseffizienz deutlich verbessert, sondern an sich ein professionelles Workflow-Management geschaffen. Dies spart deutlich Zeit und Ressourcen.

Deutliche Effizienzsteigerung

In einem Kundenprojekt hat sich durch die Einführung des digitalen Artikelantragsprozesses die Zahl der Anträge verdoppelt, die Durchlaufzeit pro Antrag mehr als halbiert. Damit kann man nun signifikant schneller auf Anforderungen reagieren bei gleichzeitig weit geringerem administrativem Aufwand aller beteiligten Bereiche und Abteilungen.

Die Lösung basiert auf Microsoft SharePoint mit den Lösungskomponenten von Infopath für die Abbildung der Formularfelder und prozessschrittrelevanten Informationen und Nintex Workflow für Benachrichtigungen, Erinnerungen und Steuern der Phasen der Prozessschritte und deren Übergänge.

Autor: Matthias Edom, Managing Consultant, Alegri International Group Matthias.edom@alegri.eu